FOCUS Privacy. Gli obblighi informativi in caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati, introdotti dal Decreto Trasparenza

La vostra azienda utilizza un sistema di rilevamento automatizzato delle presenze o di monitoraggio del traffico telefonico sul cellulare aziendale del lavoratore?

O ancora: è presente in azienda un sistema di videosorveglianza, di rilevamento della posizione del lavoratore tramite GPS, palmare o bracciale elettronico? Viene effettuato un monitoraggio dell’attività lavorativa in smart working del lavoratore attraverso l’utilizzo di software specifici?

Se per una o più di queste domande la risposta è affermativa, attenzione: la vostra azienda sta impiegando un sistema decisionale o di monitoraggio automatizzato che comporta nuovi obblighi informativi dal punto di vista privacy per il datore di lavoro, introdotti con il Decreto Trasparenza n. 104 del 27.6.2022, entrato in vigore lo scorso 13 agosto 2022.

In tali ipotesi, infatti, l’art. 4 del Decreto impone al datore di lavoro:

  1. di effettuare una valutazione di impatto privacy per valutare i rischi di tali trattamenti;
  2. di aggiornare l’informativa privacy, indicando gli aspetti del rapporto di lavoro su cui incide l’utilizzo dei sistemi automatizzati in esame, gli scopi, le finalità ed il funzionamento degli stessi e le misure di controllo adottate per le decisioni automatizzate.
  3. di aggiornare il Registro delle attività di trattamento;
  4. di integrare le lettere di incarico indirizzate ai dipendenti;
  5. di aggiornare tempestivamente i lavoratori in ordine ad ogni modifica relativa alle informazioni fornite con riferimento ai sistemi automatizzati adottati che comportino variazioni delle condizioni di svolgimento del lavoro, informando altresì le rappresentanze sindacali aziendali.

Pertanto, qualora la vostra azienda impieghi sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati, vi invitiamo a rivolgervi al vostro consulente privacy di fiducia, per valutare tutti gli aspetti sopra evidenziati, al fine di aggiornare e rendere conforme alle nuove disposizioni normative la documentazione privacy aziendale.

Decreto Legislativo n. 104 del 27 giugno 2022.

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